Как вести учет оптовых закупок и запасов для селлеров маркетплейса

📌 Внимание! Обязательно дочитайте эту статью до конца. Там вас ждёт практичный, почти “контрабандный” лайфхак, который спас меня в самый критический момент. Подсказал его мне один старенький бухгалтер, между прочим. С тех пор — живу только так.

Учет — не бухгалтерия, а цирк с тиграми

Всё началось летом. Солнце шпарит, ты вроде бы торгуешь кондиционерами, а у тебя на складе — зима. То есть... остались только обогреватели. Ни кондишена. Ни надежды. Знакомо?

Считаешь, что всё под контролем. Табличка, второй монитор, умное лицо. А потом бац — звонок от клиента. Он заказал 40 штук, ты обещал, а у тебя в наличии только три. И то, один из них утащил курьер “на попробовать”.

Как это произошло? Ну, я тогда ещё вёл учёт "на коленке". Таблицы, заметки в телефоне, и, не дай бог, что-то в голове держал. Результат: полный расколбас.

Почему-то мы, селлеры, часто думаем, что учёт — это что-то вторичное. Мол, сначала продам, потом разберусь. Но тут возникает вопрос — а как понять, что продалось, если ты не знаешь, что было? Ответ в следующем пункте.

Не путай “остатки” с “остатками”

Ответ простой, но горький: когда у тебя на складе лежит товар, а ты не знаешь, сколько и где — это не запасы. Это остатки. Или, если быть честным, завалы.

Я это понял, когда нашёл под стеллажом коробку с наушниками, которые “закончились” ещё в мае. А дело было в августе. Да, сезон проданности был мимо, а у меня — хлам с маркировкой.

Окей, но как это контролировать, чтобы не бегать по складу с фонариком?

Забегая вперёд: как перейти от бардака к системе, не потратив миллионы и не уволив себя самого? Сейчас расскажу.

Почему Excel — это ловушка для новичков

Вот честно, если бы я получал по рублю каждый раз, когда кто-то говорил: “Да у меня всё в Excel”, — я бы давно в Дубае торговал не оптом, а яхтами.

Excel — хорош в начале. Пока у тебя 3 товара и один поставщик. А потом ты добавляешь ещё линейку, ещё цвет, ещё размер, и бац — у тебя уже формулы, которые сломались, как психика после чёрной пятницы.

У меня была история: загрузил новый приход в таблицу, всё сошлось. А через неделю выяснилось, что формула в одном столбце была смещена. Минус 78 000 рублей. Просто потому, что цифры были “вроде бы правильные”.

Как я выбрался? Внедрил учёт через систему, которая читает штрихкоды. Но как выбрать правильный инструмент и не утонуть в лишнем функционале? Это в следующем разделе.

Один сканер спас бизнес

Вот он, мой герой: маленький, пищащий, как микроволновка, сканер штрихкодов. Стоил, как хороший ужин, но сделал больше, чем три месяца мозгового штурма.

Мы начали сканировать всё: приход, расход, возвраты, порчу. Товар пошёл по полкам, а не по подоконникам. И о чудо! Остатки стали совпадать с реальностью. Клиенты довольны. Я сплю по ночам.

Да, были косяки. Оператор однажды отсканировал коробку, а внутри был воздух. Потому что кто-то (не будем показывать пальцем, но это был я) забыл добавить единицу на склад.

И вот тут вопрос: а что делать, когда система даёт сбой? Когда цифры пляшут, а продажи идут?

Что делать, если всё пошло не по плану

Сначала — не паниковать. Потом — завести дневник инвентаризаций. Прямо как у подростка, только без сердечек. Я записывал, что, когда и где пересчитывали. Фото полок. Метки маркером. Как в следственном эксперименте.

Однажды мы нашли 12 коробок с товаром, которые лежали “в другом складе”. Это был сарай за городом. Кто туда отвёз? Не знаю. Наверное, ёжики.

С тех пор я стал вносить все перемещения в систему. Даже если коробка просто перекочевала с одной полки на другую — это записывается.

Но как убедиться, что система устойчива к масштабированию, когда ты растёшь? Вот здесь мы подбираемся к самому интересному.

Финальный лайфхак: спасательный круг в цифрах

Отвечаю: устойчивая система — это не только про цифры. Это про привычку. Проверять, отмечать, верифицировать. Я перешёл на полноценную платформу для учёта, которая работает по API, интегрируется с маркетплейсами, и даёт статистику не “в целом”, а по каждому SKU.

Секретный лайфхак? Используйте оптовый маркетплейс для селлеров, где вся логистика и учёт сведены в один интерфейс. И всё. Ты просто продаёшь. А не бегешь за коробками по складу в 11 вечера. Один раз — и уже никогда не возвращаешься к Excel.

И да, тот самый старенький бухгалтер из начала статьи подсказал фразу: "Ты не товар продаёшь — ты прогнозируешь хаос". Помните это.

Заключение

Учёт — это не скучно. Это увлекательно. Это спасает бизнес. А ещё — это как хорошая шутка: если ты её не понял, ты, скорее всего, уже в убытке.

Читайте, внедряйте, ошибайтесь (немножко), и обязательно доводите всё до конца. Потому что как только вы перестаёте учитывать — вы перестаёте продавать.

Подписывайтесь на канал, дальше будет больше историй, опыта, ошибок и неожиданных поворотов.

Официальный сайт Purshat Market