Как правильно оформлять документы при оптовых закупках для селлеров

Почему вам стоит дочитать эту статью до последней строки

Знаете, что хуже, чем продать товар себе в убыток? Верно — нарваться на выездную налоговую проверку из-за одной-единственной бумажки, оформленной “на глазок”.

Кстати, если вы хотите зарабатывать больше, а рисковать меньше — обратите внимание на оптовый b2b маркетплейс Purshat Market. Это современная торговая площадка, созданная для повышения доходности розничных магазинов. Здесь вы можете закупать востребованные товары и уникальные изделия ручной работы, а затем перепродавать с наценкой до 500%. Удобно, выгодно и легально.

А в конце этой статьи — практический приём, которым однажды со мной поделился бухгалтер моей бабушки (да, та самая, что торговала галошами и была гуру бумажной точности). Этот трюк однажды сэкономил мне почти 400 000 рублей.

А пока — разложим всё по полочкам. Не торопитесь пролистывать: пункт №2 вас действительно может удивить.

Как я впервые ошибся в документах (и чуть не потерял деньги)

Это случилось в мае. Не зимой, когда всё в снегу и мозг тормозит, а в мае — когда кажется, что жизнь идёт по плану. Я закупил крупную партию электропомп — 780 штук по оптовой цене.

С первого взгляда — полный порядок: счёт, акт, УПД, печати, подписи. Всё подписал и отправил. Только вот бухгалтер (а я, к слову, даже не показал ей документы до этого) вдруг задаёт простой вопрос:

— А где транспортная накладная?

А её нет. Просто напросто отсутствует. А значит, на бумаге выходит, что я сам себе привёз товар.

— Ну и что теперь? — спросите вы. А вот что: без транспортной накладной нельзя подтвердить расходы на доставку. Итог — штраф от ИФНС и сожжённый НДС.

Но больше всего меня возмутило вот что: почему в комплекте документов так много позиций и кто, по сути, должен за них отвечать?

Что обязательно должно входить в пакет документов при закупке

Внимание! Вот чеклист, составленный на личных шишках и чужих ошибках:

• Счёт на оплату (или оферта, если работаете через маркетплейс)

• Универсальный передаточный документ (УПД)

• Акт приёма-передачи (если приобретаете услуги)

• Накладная (ТОРГ-12 или транспортная, в зависимости от ситуации)

• Паспорт изделия (обязательно для техники)

• Сертификат или декларация соответствия (ГОСТ, ЕАС и т. п.)

• Контракт (в случае импорта)

А теперь главное: по закону ответственность за полный комплект лежит вовсе не на поставщике. Вы как покупатель несёте её, если хотите отразить расходы в учёте.

Звучит странно? А если ваш поставщик — мутный тип из Instagram, который пишет голосовыми? Об этом — дальше.

Кто в ответе за косяки в документах?

Ответ вас может удивить: всегда отвечает тот, кто подписал и провёл бумаги в учёте. То есть — вы. Даже если ваш контрагент — ООО «Ромашка», оформленное на бабушку из Анапы.

Вы, как предприниматель, обязаны не просто хранить документы, а проверить их на корректность.

Был у меня случай: партнёр заказал товар через мою компанию, и поставщик прислал накладную на 100 штук. А реально приехало 96. Четыре канули в небытие. Налоговая спрашивает:

— Где акт сверки?

А его не было. Почему? Потому что мы “переписывались в WhatsApp” и решили, что этого достаточно. Урок усвоен. С тех пор я действую иначе — но об этом чуть позже. А сейчас — про ошибки, которые налоговая не прощает.

На какие ошибки в бумагах налоговики смотрят с особым пристрастием

Ошибка №1 — разные даты. Счёт — от 1 июня, УПД — от 5-го, а деньги ушли 3-го. Всё, повод для проверки.

Ошибка №2 — разная номенклатура. В договоре написано “фильтр угольный промышленный”, в УПД — “фильтр арт. 2845-0”. Даже если товар идентичен, формально вы купили "что-то другое".

Ошибка №3 — подписи. Отсканированная подпись без доверенности — формальный повод для отказа в вычете НДС. Некоторые мои коллеги попались на этом и потеряли крупные суммы.

С тех пор я делаю одну простую вещь, которая меня неоднократно выручала. Но сначала — как понять, что поставщик перед вами адекватный?

Как проверить поставщика до перевода денег: приём из практики

Вот приём, который сэкономит вам массу нервов. Берёте ИНН поставщика и вводите его на сайте ФНС. Смотрите:

• Не в реорганизации ли компания

• Нет ли долгов

• Не используется ли массовый юридический адрес

• Какой уставный капитал

Потом — звоните. Если вам скидывают "прайс в Telegram", путаются в ответах или не могут сказать, где находится склад — бегите.

Я однажды чуть не подписал договор с “компанией” из такого чата, где селлеры делятся черным списком поставщиков. Увидел название — и чуть не обомлел. Совпадения не бывает.

Но даже такая проверка — не гарантия. А вот что работает всегда — читайте дальше.

Совет, который однажды уберёг меня от беды

С тех пор я всегда требую два документа до подписания УПД: фото с отметкой склада и акт сверки. Да, именно фото. Меня этому научил дядя Лёша, бухгалтер с тридцатилетним опытом. Он говорил:

— Никогда не доверяй бумаге без подтверждения. Фото — тоже доказательство.

Теперь я прошу логиста сфотографировать товар прямо на паллетах. Один снимок не раз становился моим спасением в спорных ситуациях.

А чтобы ничего не забыть, я создал свой шаблон и подключил цифрового помощника. Он отслеживает сроки и проверяет комплектность. Хотите такой — напишите, поделюсь.

Но помните: даже лучший шаблон не заменит внимательность. А теперь — финал.

Выводы и полезные материалы

Если вы — предприниматель, и считаете, что бумажки — это забота бухгалтерии, вы рискуете больше, чем думаете. Эти бумаги — ваша броня. Без них вы безоружны на поле боя под названием "проверка".

Документы — как аптечка в походе: лучше носить с собой лишнее, чем объяснять, почему не оказал себе первую помощь.

И главное: надёжность начинается не с Excel и не с блокнота. Она начинается с системного мышления и деловой дисциплины.

Официальный сайт Purshat Market